OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng) 會(huì)議管理
辦公室基礎(chǔ)管理工作中，最常用的管理手段就是會(huì)議，通過(guò)會(huì)議完成政策的上傳下達(dá)、工作布置、統(tǒng)一思想、群策群力等任務(wù)。九思OA會(huì)議管理子系統(tǒng)，可為組織構(gòu)建一套規(guī)范、有序的會(huì)議管理體系，幫助組織做到會(huì)前充分準(zhǔn)備、會(huì)中高效召開(kāi)、會(huì)后記錄落實(shí)，提高會(huì)議組織管理、會(huì)議決議管理的效率。
北京世維通光通訊技術(shù)有限公司，是一家專(zhuān)業(yè)從事光電子器件設(shè)計(jì)、研發(fā)、生產(chǎn)和銷(xiāo)售的高新技術(shù)企業(yè)接下來(lái)，我們就以世維通為例，來(lái)為其設(shè)計(jì)、提出一款會(huì)議管理解決方案，助力實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理智能化、流程化、科學(xué)化。這款OA會(huì)議管理解決方案，執(zhí)行參考建議如下：
會(huì)議登記：填寫(xiě)會(huì)議申請(qǐng)單，設(shè)置可查看會(huì)議相關(guān)內(nèi)容的人員，建立紀(jì)要人員的權(quán)限。
會(huì)議審批：會(huì)議申請(qǐng)?zhí)岢龊?，需提交領(lǐng)導(dǎo)審批。
會(huì)議通知：經(jīng)審批同意后，自動(dòng)通知全體參會(huì)人員，可同時(shí)通知會(huì)議儀器管理人員及會(huì)議服務(wù)人員。
會(huì)議變更：因特殊情況會(huì)議不能按時(shí)舉行，會(huì)議申請(qǐng)人或管理人有權(quán)申請(qǐng)變更，變更需領(lǐng)導(dǎo)審核后生效。
日程安排：會(huì)議日程、個(gè)人日程的管理和提醒。
會(huì)議服務(wù)管理：食宿安排計(jì)劃的申請(qǐng)、批辦。對(duì)會(huì)議室設(shè)備的管理。
會(huì)議資料管理：會(huì)議相關(guān)的材料記錄、歸檔，并通過(guò)文檔管理子系統(tǒng)共享。
會(huì)議費(fèi)用：記錄歷次會(huì)議的花費(fèi)明細(xì)。
會(huì)議報(bào)表：可以按時(shí)間段統(tǒng)計(jì)會(huì)議召開(kāi)次數(shù)，按年統(tǒng)計(jì)會(huì)議費(fèi)用發(fā)生情況。
會(huì)議任務(wù)管理：對(duì)會(huì)議形成的決議和任務(wù)進(jìn)行分配及跟蹤。
會(huì)議分工：會(huì)議主持、會(huì)議參與人、會(huì)議服務(wù)人員等。
會(huì)議報(bào)表：查詢(xún)待辦會(huì)議列表、歷史會(huì)議列表等
會(huì)議設(shè)置：會(huì)議室定義、審批流程定義等。
九思OA辦公系統(tǒng)可為組織建立“三方位”的會(huì)議管理體系，會(huì)前通過(guò)申請(qǐng)以及提交會(huì)議要求等流程幫助與會(huì)人員確定明確的指令與方向，保證會(huì)前充分準(zhǔn)備；會(huì)中提醒及同步記錄，保證會(huì)議按時(shí)召開(kāi)，一定程度上優(yōu)化會(huì)議資源的配置；會(huì)后記錄上傳，則方便了會(huì)議內(nèi)容的回顧以及更廣泛的傳播。在提高會(huì)議室管理、會(huì)議服務(wù)管理、會(huì)議組織管理、會(huì)議議程管理、會(huì)議決議管理效率的同時(shí)，更可有效促進(jìn)平臺(tái)信息化、智能化發(fā)展。
