九思外事管理系統(tǒng)，為部委、企事業(yè)單位提供一體化的外事辦理和管理的專業(yè)解決方案，提供從外事任務(wù)申報、審. . .
外事管理現(xiàn)狀
1. 缺乏有效的信息化支持
外事管理過程中存在繁瑣的手續(xù)和程序，導(dǎo)致決策和問題解決速度慢。此外，外事部門與其他部門之間的協(xié)作和溝通不暢，進一步影響了工作效率。
2. 工作流程晦澀難懂
流程單一、信息閉塞等問題是當前外事管理的主要困擾。缺乏完整的檔案記錄和統(tǒng)計分析等措施，導(dǎo)致外事管理工作模式不透明，難以優(yōu)化決策。
3. 系統(tǒng)掌握困難
使用外事管理系統(tǒng)需要一定的學(xué)習和適應(yīng)過程，對于一些不熟悉計算機操作的用戶來說，需要時間和精力去學(xué)習系統(tǒng)的使用方法。
4. 信息安全無法保障
外事活動對信息安全和安全管理有很高的要求，構(gòu)建外事管理系統(tǒng)可以加強對重要信息的保護和權(quán)限管理，減少信息泄露和誤操作風險。
隨著全球化的深入發(fā)展和國家間的合作增強，政府、企事業(yè)單位與國外機構(gòu)、個人之間的合作與交流活動變得日益頻繁，這種趨勢對涉外事務(wù)的管理和協(xié)調(diào)提出了更高的要求，建立一個高效、便捷的涉外事務(wù)管理和協(xié)作機制顯得尤為重要。
方案簡介
九思外事管理系統(tǒng)，以外交部外事活動管理要求為依據(jù)進行系統(tǒng)搭建，專為政府機構(gòu)、企業(yè)、高校等具有外事自辦權(quán)的單位提供便捷、高效的服務(wù)，通過外事門戶、外事信息管理、證照管理、出國/回國管理、外事合作管理、交流中心等功能應(yīng)用，優(yōu)化外事工作的辦理流程和管理效率。
過程留痕
九思外事管理系統(tǒng)，通過全方位的流程動態(tài)監(jiān)控以及界面化管理形式，實現(xiàn)外事管理工作從登記交辦、簽收分解、進展匯報、到事項申請、辦結(jié)考核、工作匯報，對各類數(shù)據(jù)進行分析研判，關(guān)鍵節(jié)點觸發(fā)消息提醒相關(guān)人員，根據(jù)辦理要求臨時催辦督辦等，外事管理全流程記錄，過程留痕可回溯管理。
應(yīng)用架構(gòu)
業(yè)務(wù)應(yīng)用模塊覆蓋門戶、出國/回國管理、外事信息管理、外事合作管理、證照管理、票務(wù)管理、交流中心等功能應(yīng)用；
組織架構(gòu)可根據(jù)企業(yè)情況搭建綜合部、外事審批部、事務(wù)管理部、對外聯(lián)絡(luò)部等部門，不同角色、崗位、職務(wù)、級別等均配備相應(yīng)權(quán)限。
支持多維門戶，配置外事大廳、個人服務(wù)和數(shù)據(jù)統(tǒng)計門戶。
核心功能展示
外事大廳
外事大廳：是單位門戶，外事管理系統(tǒng)內(nèi)重要新聞公告、法律法規(guī)、最新政策等公共信息的展示平臺，以及其他常用系統(tǒng)關(guān)聯(lián)。
外事知識
包括外事公告、服務(wù)、新聞、法律法規(guī)、最新政策等功能模塊，用戶可以獲取和發(fā)布相關(guān)的外事信息。管理員可以在相關(guān)模塊上進行信息發(fā)布、上傳、刪除和查詢等操作，并對每條新聞記錄進行置頂、修改、歸檔和刪除。
外事信息管理
主要涵蓋個人信息、團組信息和機構(gòu)信息等功能，能夠?qū)⑹占男畔⑦M行有效的存儲，并確保安全性和可靠性。用戶可以通過查詢功能方便地查找和訪問需要的信息，提高工作效率和準確性。
交流中心
本模塊是一個集中管理和協(xié)調(diào)來訪人員接待事務(wù)的工具，幫助單位組織實施和管理外事接待活動。主要功能包括：接待申請、被接待人信息、接待人信息、行程安排、航班信息管理、接送機安排等。通過這些功能，交流中心能夠確保接待活動的順利進行，并提供詳盡的記錄和統(tǒng)計信息，使接待工作更加有序和高效。
外事合作管理
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本模塊專注于外事業(yè)務(wù)合作，覆蓋合作論壇、合作協(xié)議、組織合作會議和合作共贏等功能。用戶可以在合作論壇上討論主題，交流觀點，促進互相學(xué)習。合作協(xié)議和組織合作會議模塊則負責存儲和管理與合作伙伴之間的合作協(xié)議，包括協(xié)議內(nèi)容、簽署日期和有效期等，有助于合作協(xié)議的管理和合規(guī)性。此外，該模塊還提供專業(yè)知識和技能，協(xié)助解決涉外糾紛，通過數(shù)據(jù)分析幫助管理者更好地應(yīng)對涉外糾紛。
外事財務(wù)管理
可以幫助單位實現(xiàn)外事活動財務(wù)管理的自動化和規(guī)范化，提高效率和準確性，降低財務(wù)風險。系統(tǒng)協(xié)助單位編制和管理預(yù)算，確保經(jīng)費使用符合預(yù)算計劃。
資金使用模塊：管理外事工作中的資金使用情況，實現(xiàn)規(guī)范化和透明化。
費用報銷模塊：簡化流程提高效率，包括員工提交報銷申請、審批流程、費用核算和付款。
財務(wù)統(tǒng)計模塊：能夠以圖表形式展示統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為管理者提供決策依據(jù)。
九思外事管理系統(tǒng)，為部委、企事業(yè)單位提供一體化的外事辦理和管理的專業(yè)解決方案，提供從外事任務(wù)申報、審批、簽證、出行到行程結(jié)束的全流程服務(wù)和管理，實現(xiàn)外事管理工作的全面信息化和智能化，優(yōu)化外事工作的辦理流程和管理效率，提升單位形象，促進國際間的合作和交流。
我們期待與您，合作現(xiàn)在開始，友誼永不結(jié)束。
