?九思軟件OA專家團隊經(jīng)相關(guān)分析，為北京市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局提出OA公文管理解決方案。
隨著OA信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)公文管理效率低、成本高、安全保障質(zhì)量差的缺點也逐漸暴露。OA公文管理系統(tǒng)不僅可使部門在公文管理方面更加便捷、高效，在解放企業(yè)生產(chǎn)力的同時，更是可有效節(jié)約大量的時間成本，減少資源消耗，公文的收發(fā)、交換和存檔的電子化方式也進(jìn)一步提高了公文存檔的安全性。
北京市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局主要負(fù)責(zé)北京市質(zhì)量監(jiān)督檢查；受理對產(chǎn)品質(zhì)量問題的舉報和投訴，調(diào)解質(zhì)量糾紛；管理產(chǎn)品質(zhì)量仲裁的檢驗、鑒定；負(fù)責(zé)查處生產(chǎn)和經(jīng)銷假冒偽劣商品的違法行為；負(fù)責(zé)產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗機構(gòu)的設(shè)置和管理； 監(jiān)督管理評價性活動。公文，同樣是部門在辦公管理中的重要事項。
九思軟件OA專家團隊經(jīng)相關(guān)分析，為北京市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局提出OA公文管理解決方案，建議參考如下：
1、公文文檔生成：根據(jù)國家公文的書寫規(guī)范，制作相應(yīng)文檔，并通過政府OA中針對公文的特殊處理，生成特定的政府公文文檔。
2、公文發(fā)送：由指定的人員在政府OA中將公文文件轉(zhuǎn)成標(biāo)準(zhǔn)的版式文件，并將這個文件發(fā)送到指定的蓋章人處蓋章、加密，蓋好公章后的文件可以進(jìn)行瀏覽，在確認(rèn)蓋章無誤后通過分發(fā)設(shè)置選取接收單位發(fā)送，接收單位可以是單個也可以是多個或群組。
3、公文發(fā)送登記：用戶將排好版的文件登記入政府OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中，并記錄公文要素信息。主要完成相關(guān)公文要素的錄入，并把待蓋章的文件上傳到服務(wù)器。蓋章加密成功，根據(jù)具體公文選擇收文單位，并可設(shè)定每一個收文單位的可打印份數(shù)進(jìn)行發(fā)送。
4、回執(zhí)管理：政府OA系統(tǒng)能對已經(jīng)發(fā)送的公文文件進(jìn)行跟蹤，通過回執(zhí)管理，文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。如對方是否收到公文，是否已經(jīng)簽收處理并且可方便的統(tǒng)計出接收單位的簽收情況。
5、文公文接收管理：公文到達(dá)后，收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核、復(fù)核等工作，然后由辦公室進(jìn)行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進(jìn)行文件的發(fā)放等工作，最后由公文管理員對辦結(jié)公文進(jìn)行歸檔。對于不符合要求的來文，可以進(jìn)行退文處理，退文時需要填寫退文理由。
6、查詢統(tǒng)計：通過政府OA應(yīng)用支撐平臺實現(xiàn)文件檢索查詢功能，方便用戶對文件的跟蹤、查找和管理。 政府OA中的統(tǒng)計功能可以按照業(yè)務(wù)需求生成多種報表形式。
OA公文管理系統(tǒng)的實施不僅可使北京市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局以更加高效的辦公模式處理各類辦公文件，加強信息的傳遞、溝通和交流，告別傳統(tǒng)公文審批的繁瑣與低效率，同時，還可為部門節(jié)約大量的時間成本，管理成本，減少資源消耗。助力質(zhì)監(jiān)局形成科學(xué)、有序、規(guī)范、高效，充滿凝聚力的政務(wù)部門，以更好的為人民服務(wù)。
