企業(yè)選型OA系統(tǒng)時(shí)一定要先明確好組織的實(shí)際需求，再綜合對(duì)比選擇適合企業(yè)需求的辦公軟件。
互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展在改變?nèi)藗兩罘绞降耐瑫r(shí)，也推動(dòng)著企業(yè)辦公模式的轉(zhuǎn)變，開始朝數(shù)字化、信息化方向發(fā)展。OA系統(tǒng)，作為一款信息化辦公管理軟件，對(duì)實(shí)現(xiàn)組織數(shù)字化建設(shè)，協(xié)同辦公效率提升及流程規(guī)范化、有序化等可謂效果顯著。不過(guò)，很多用戶在實(shí)施了OA系統(tǒng)之后，卻發(fā)現(xiàn)實(shí)際實(shí)施效果同最初的需求相差甚遠(yuǎn)，以致系統(tǒng)淪為“擺設(shè)”。那么，造成該情況的原因是什么，又該如何解決呢？
首先，造成此類情況的發(fā)生并非在于系統(tǒng)本身，也不能把責(zé)任完全推給OA廠商。企業(yè)管理者在選擇OA系統(tǒng)時(shí)要做的第一件事就是要從行業(yè)、工作及管理需求等方面判斷組織是否需要OA辦公系統(tǒng)來(lái)助力企業(yè)發(fā)展，并根據(jù)企業(yè)當(dāng)前的實(shí)際情況，規(guī)劃出符合自身特點(diǎn)的需求。只有在清楚自身的核心需求之后，用戶的思維才不會(huì)再被廠商的不實(shí)際吹捧所蒙蔽，去選擇一套看似所謂功能強(qiáng)大技術(shù)先進(jìn)卻沒有太大實(shí)際用途的OA系統(tǒng)。
所以，OA系統(tǒng)選型首先要做的就是明確自身需求。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，需求就是“病癥”，OA系統(tǒng)就是治病的“良藥”。需求明確才能“對(duì)癥下藥”，“藥”到才能“病除”，企業(yè)問題才能得以有效解決。
其次，雖然OA系統(tǒng)對(duì)組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息化發(fā)展作用明顯，但切忌只顧“眼前的利益”而忽視長(zhǎng)遠(yuǎn)的需求。隨著用戶認(rèn)知的加深，對(duì)OA辦公系統(tǒng)難免會(huì)有新的標(biāo)準(zhǔn)與需求，開始追求系統(tǒng)的定制化、個(gè)性化，以貼近自己的工作需求。如果系統(tǒng)不能隨企業(yè)發(fā)展需求變化，那么它所帶來(lái)的成本損失也必定是逐年累積的。
因此，OA系統(tǒng)選型時(shí)切忌“因小失大”，一定要綜合考慮系統(tǒng)的兼容性、開放性、集成性，是否支持“二次開發(fā)”，是否能夠不斷適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展變化，滿足企業(yè)的各異變化需求。
另外，企業(yè)選型OA系統(tǒng)時(shí)一定要以“人”為中心。以“人”為中心即系統(tǒng)的操作必須難易適中，甚至偏向于簡(jiǎn)單，讓用戶對(duì)各項(xiàng)功能操作一目了然，這樣才能消除組織員工因綜合素質(zhì)不同而產(chǎn)生對(duì)系統(tǒng)使用的“畏懼感”，以讓更多的新用戶能夠接受產(chǎn)品、使用產(chǎn)品、愛上產(chǎn)品
OA是基于全員的辦公軟件體系，它與企業(yè)的整體運(yùn)作和管理緊密結(jié)合，是企業(yè)上下全員都必須參與使用的軟件。因此，一款高質(zhì)量的OA辦公軟件必然是易于學(xué)習(xí)、易于使用的。
綜上，企業(yè)選型OA系統(tǒng)時(shí)一定要先明確好組織的實(shí)際需求，再綜合對(duì)比選擇適合企業(yè)需求的辦公軟件。這樣，系統(tǒng)的實(shí)施、上線才能更好地推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)辦公流程的科學(xué)有效、合理規(guī)范，助力企業(yè)信息化建設(shè)有序發(fā)展。
