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       傳統(tǒng)的辦公模式中，大量的事務(wù)和指令需要通過紙質(zhì)公文上傳下達(dá)，只是這樣的模式有一些問題，比如說紙質(zhì)成本高、執(zhí)行效率低、時(shí)間造成浪費(fèi)等。想要解決這些問題，僅靠固有的形式是沒有辦法實(shí)現(xiàn)的，所以必須借助“外力”來實(shí)現(xiàn)。今天，九思就來跟大家說一下這個(gè)“外力”——OA公文管理系統(tǒng)。

       OA公文管理系統(tǒng)是以工作流為基礎(chǔ)定義的特殊流程和表單應(yīng)用，主要負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)公文電子收發(fā)和歸檔管理，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢，信息不及時(shí)、不同步，不易于查閱等問題。

       以九思軟件公文管理OA為例，它實(shí)現(xiàn)了收文管理和發(fā)文管理的自動(dòng)化，功能包括我的收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設(shè)置、簽收公文、收文查閱、收文設(shè)置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應(yīng)用。可靈活設(shè)定公文流程，自動(dòng)進(jìn)行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索，其應(yīng)用架構(gòu)圖如下：

       公文管理主要功能包括：

       1、收文管理：收文管理的功能主要是以電子文檔的形式處理和記錄上級(jí)公文、平級(jí)來文、內(nèi)部公文等。

       2、發(fā)文管理：發(fā)文管理的功能主要是處理內(nèi)部制定的或外來文件轉(zhuǎn)發(fā)的公文。

       3、電子簽章：用數(shù)字證書管理，實(shí)現(xiàn)公文簽發(fā)，批辦等流程辦理，保證安全性和唯一性。

       4、檔案管理系統(tǒng)：包括對(duì)電子文件、電子檔案及實(shí)體檔案、單位來文和發(fā)文進(jìn)行統(tǒng)一管理。

       5、老舊檔案數(shù)字化：存放檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件，并根據(jù)來源進(jìn)行自動(dòng)分類。

       6、模塊設(shè)置：文單設(shè)置、流程設(shè)置、文號(hào)、流水號(hào)、機(jī)關(guān)代字、主題詞、公文元素、便簽、印章、單位等。

       上述功能的不僅能滿足企業(yè)組織內(nèi)部的公文需求，幫助解決在公文流轉(zhuǎn)方面遇到的諸多難題，還可實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部上傳下達(dá)的形式，營(yíng)造整體良好的溝通交流氛圍。

     另外，如果能夠運(yùn)用好這個(gè)OA系統(tǒng)這個(gè)“”外力“，不僅可，還能夠推動(dòng)企事業(yè)單位有更好的發(fā)展前景。