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公文管理

公文管理OA解決方案 

        辦公室工作中，大量的事務和指令通過紙質(zhì)公共文書上傳下達，成本高、效率低。公文管理系統(tǒng)是以工作流為基礎定義的特殊流程和表單應用，主要負責實現(xiàn)公文電子收發(fā)和歸檔管理，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢，信息不及時、不同步，不易于查閱等問題。

       公文管理OA解決方案實現(xiàn)了收文管理和發(fā)文管理的自動化，功能包括我的收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設置、簽收公文、收文查閱、收文設置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應用。可靈活設定公文流程，自動進行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索，其應用架構圖如下：

公文管理主要功能包括：

        1、收文管理：收文管理的功能主要是以電子文檔的形式處理和記錄上級公文、平級來文、內(nèi)部公文等。

        2、發(fā)文管理：發(fā)文管理的功能主要是處理內(nèi)部制定的或外來文件轉(zhuǎn)發(fā)的公文。

        3、電子簽章：用數(shù)字證書管理，實現(xiàn)公文簽發(fā)，批辦等流程辦理，保證安全性和唯一性。

        4、檔案管理系統(tǒng)：包括對電子文件、電子檔案及實體檔案、單位來文和發(fā)文進行統(tǒng)一管理。

        5、老舊檔案數(shù)字化：存放檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件，并根據(jù)來源進行自動分類。

        6、模塊設置：文單設置、流程設置、文號、流水號、機關代字、主題詞、公文元素、便簽、印章、單位等。
公文管理的技術特色包括：

         1、公文管理除了實現(xiàn)公文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、申請、批復、查辦、歸檔。還具備以下技術特色：

         2、公文自動編號：系統(tǒng)能自動編號，查重，允許用戶自定義編號規(guī)則；

         3、公文電子簽名、電子印章：支持電子簽名、電子印章技術；

         4、公文套紅：支持多種套紅格式，自動引入紅頭；

         5、公文流轉(zhuǎn)：支持條件路由、順序流、分支流、并發(fā)流；支持會簽、回退、撤銷、分發(fā)等；

         6、文件上載：允許帶附件進行公文流轉(zhuǎn)及審批；

         7、公文公告：用戶根據(jù)需要可以公布已批公文；

         8、公文流程可以靈活、自由定制，全程B/S圖形化方式定制流程，并配備了轉(zhuǎn)門的流程處理權限。

         9、公文流轉(zhuǎn)監(jiān)控：應提供圖形化的公文辦理監(jiān)控界面；

        10、常用批閱語：允許用戶自定義常用批閱語，方便快速錄入；

        11、公文查閱：提供已辦理、待辦公文的查詢；

        12、公文歸檔：提供歸檔接口，實現(xiàn)公文歸入檔案系統(tǒng)；

        13、痕跡保留：支持正文修改痕跡保留；

        14、時限提醒：根據(jù)流程設置的時限，通過郵件等方式自動完成提醒功能。

        15、公文表單的自定義：無須寫代碼，以所見即所得的方式，可以實現(xiàn)表單的自定義。

        16、公文流程的自定義，可根據(jù)需要定義多個發(fā)文流程，例如：內(nèi)部報告、工作匯報、工作聯(lián)系單等。

        17、流程中可以進行短信督辦提醒，領導（審批人員）可以及時通過手機或者電腦進行審批。

        18、提供流程之間的自動轉(zhuǎn)發(fā)、支持多個部門及部門內(nèi)之間的公文流程。提供流程跟蹤和催辦督辦。

        19、支持單一審批、多人并行審批、多人順序?qū)徟?、多人審批一人認可和主辦/協(xié)辦閱批的組合審批模式。

        20、公文中涉及的公文要素完全自定義，包括發(fā)文稿紙、紅頭模板、文號、流程、機關待字、主題詞等。

        21、采用在線office編輯正文，完全適應客戶操作習慣。

        22、提供軟件和硬件兩種電子簽章/電子簽名功能的解決方案。

        23、 正式公文查閱為不可更改的正式紅頭文件。

        24、支持多次分發(fā)。

        25、公文管理員可以根據(jù)權限查閱已發(fā)公文的狀態(tài)。

        26、提供按權限檢索、查詢、統(tǒng)計、存儲、打印功能。

        27、收文人對收文要素進行登記，將源公文要素進行登記。

        28、收文流程支持完全自定義，擁有收文特定權限。

        29、收發(fā)文互相轉(zhuǎn)換：系統(tǒng)支持收發(fā)文的互相轉(zhuǎn)換，收文過程可以轉(zhuǎn)發(fā)文，發(fā)文可以轉(zhuǎn)收文，極大程度方便用戶，并可以跟蹤發(fā)文轉(zhuǎn)收文后的辦理進展等。

        30、消息提醒與查看跟蹤：系統(tǒng)在收發(fā)文的辦理過程中提供了短信、即時通訊等多種手段提醒下一辦理人，并可以通過短信方式提醒所有收文用戶并能夠跟蹤用戶的收文情況。

        31、提供接口，支持與文檔管理系統(tǒng)進行對接和直接歸檔；

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